Ghid complet pentru D406 SAF-T

« Inapoi

Ghid complet pentru D406 SAF-T

*nu lasati pe ultima zi armonizarea datelor pentru D406 ! Incepeti lucrul corect pentru D406 cat mai curand !!

CAP 1-Pregatirea datelor in Easycont pt. D406 SAF-T
*ATENTIE! Salvati firma curenta integral INAINTE de a incepe pregatirea/modificarea datelor!

PAS 1-Eliminarea dublurilor in evidenta tertilor/fiselor analitice si completarea datelor acestor terti

:: este necesara eliminarea dublurilor din conturile de terti (401x, 403x, 404x, 411x, 413x, 419x, 461x, 8038x, etc...)

:: daca aveti mai multe denumiri / CIF pentru acelasi tert , unificati aceste denumiri/CIF si selectati ce denumire+CIF sa ramana in listele Easycont.

:: pt unificare va recomandam sa folositi modulele speciale din Nomenclatoare >> Unificare liste TERTI.

:: pt unificari generale recomandam modulul Nomenclatoare>>Unificare terti/analitice 4xx in luna/an. Efectuati unificarile pt. TOT ANUL CURENT. Atentie ! Salvati inainte firma curenta, integral. Operatia de unificare este ireversibila.

:: pentru lucrul corect cu SAF-T , sunt necesare urmatoarele date corecte si complete in evidenta TERTI:
   -denumire tert
   -CIF/CNP tert (cu tot cu RO sau codul tarii)
   -cod tara
   -tip tert SAFT (din lista atasata)
   -oras
   -sector (daca este cazul)
   -strada si nr. strada
   -cod unic SAF-T (generat de program sau de user la apasarea butonului atasat)
   -introduceti denumiri de terti UNICE si nu dublati tertii ! In cazul persoanelor fizice introduceti nume unic si CNP-ul acestora, cu exceptia cazurilor prevazute in instructiunile D406 ale ANAF !
   -daca aveti mai multi terti cu acelasi nume departajati aceste denumiri-tert la final, ca de ex: Ionescu Marian si Ionescu Marian #2 , sau Ionescu Marian (2)

:: ATENTIE ! Nu este recomandata MODIFICAREA denumirilor/CIF-urilor acestor terti direct din listele de selectare terti, la adaugarea/modificarea actelor in Easycont, deoarece modificarea directa in aceste liste nu va modifica denumirile vechi deja folosite in actele anterioare pentru acesti terti ceea ce va genera erori/dubluri in evidenta analitica! Adaugati cu atentie tertii noi si verificati datele inainte de adaugare. Daca este necesar sa modificati DENUMIREA unor terti la care aveti deja activitate anterioare in acte/fise analitice , folositi modulele DEDICATE din Nomenclatoare >> Utilitare liste TERTI astfel incat modificarile sa fie transmise in toate actele din anul curent!

:: puteti actualiza datele tertilor usor, folosind modulul Nomenclatoare >> Coduri SAFT terti >> [Preia oras/judet/str. de pe ANAF]

:: puteti calcula automat codurile SAF-T ale tertilor folosind modulul Nomenclatoare >> Coduri SAFT terti >> [Creeaza cod SAF-T automat]

:: dupa ce calculati automat aceste coduri SAF-T va recomandam sa verificati atent lista de terti si sa faceti corectii manual daca este cazul, pentru spetele speciale sau daca acest cod nu a fost calculat automat.

:: nu mixati terti interni cu terti externi in acelasi cont ! Definiti corect lista de conturi TERTI care se afiseaza cand intrati in modulele aferente datelor tertilor din Nomenclatoare.

Ex. definire liste terti :
*folositi conturile utilizate de dvs in Easycont pt. terti, acestea sunt doar exemplificative!


:: Atentie ! Eliminati caracterele speciale (' , ", & , < , > , etc...) si diacriticele din: denumire tert, CIF tert, adresa tert

:: Reguli preluare solduri fise analitice Clienti si Furnizori in SAF-T:

In solduri clienti sunt preluate conturile bifate in lista:

PAS 2-Eliminarea dublurilor in nomenclatorul de produse si completare datelor acestor produse

:: este necesara eliminarea dublurilor din nomenclatorul de produse.

:: pentru un produs+serie+UM trebuie sa aveti in nomenclator o singura denumire, serie si UM definite

:: folositi  pentru unificare modulele specializate din Nomenclatoare >> Utilitare liste produse. Atentie ! Salvati inainte firma curenta, integral. Operatia de unificare este ireversibila.

:: definiti codul vamal pentru produsele la care se cere acest cod in D406 (import/export), in nomenclatorul de produse

:: produsele trebuie sa aiba serii unice. Nu alocati aceeasi serie pentru 2 produse cu denumiri diferite. Deasemenea , nu dati aceeasi denumire de produs pentru 2 produse diferite care au serii nedefinite.

:: pt. facturile primite introduse in Alte facturi primite (diverse), explicatia va fi preluata la denumirea si seria produsului, cu cantitate 1 sau -1 in functie de valoarea facturii. Completati in acest caz campul EXPLICATIE cu descrierea produsului/serviciului din factura introdusa.

:: completati corect UM la toate produsele in toate modulele (intrari / iesiri / transfer / vanzari / productie / etc...) pentru a evita raportarea aceluiasi produs de mai multe ori din cauza UM-urilor diferite sau lipsa. Pentru acelasi produs (denbumire+serie) trebuie sa aveti acelasi UM in toate modulele programului !

:: definiti codurile UM SAF-T echivalente pentru toate UM-urile folosite in Easycont, inclusiv pentru UM=gol. Puteti defini aceste echivalente dupa ce calculati prim adata SAF-T si intrati in datele calculate la capitolul UM-SAFT. Aceste echivalente se memoreazasi pentru calculele ulterioare.

:: Atentie ! Eliminati caracterele speciale (' , ", & , < , > , etc...) si diacriticele din: denumire produs, serie produs. Cel mai usor puteti modifica denumirile/seriile produselor care contin caractere nepermise, in tot anul, astfel: 
a)-selectati luna in care exista acel produs care contine caractere nepermise sau la care doriti sa modificati denumirea/seria in tot anul din alte motive
b)-definiti in nomenclatorul de produse un produs cu denumirea si seria dorite (noi)
c)-deschideti Nomenclatoare>>Unificare produse in an si selectati la Denumire veche datele produsului eronate (cu caractere nepermise) si la Denumire noua datele produsului corecte pe care le-ati adaugat la pasul b). Selectati modificare de la ian la dec....

PAS 3-Definiti codurile de taxa TVA (SAF-T) in schemele de contare sau la actele manuale

:: este necesar sa definiti la toate schemele de contare care sunt aferente jurnalelor de TVA, codurile de taxa TVA pentru toate cotele de TVA (19/9/5/0%)

:: deasemenea, se vor defini aceste coduri de taxa TVA (SAF-T) si pentru actele din modulele care nu folosesc scheme de contare (alte acte manuale, leasing , etc..)

:: pentru acelasi tip de taxe se vor defini intr-o singura schema de contare toate codurile pt fiecare cota de TVA (19%, 9%, 5%, 0%) urmand ca programul sa aloce automat codul de taxa aferent cotei de TVA folosite in act/produs.

:: exemplu de definire coduri taxe TVA la schema de contare Facturi emise marfuri:


:: exemplu de definire coduri de taxe la contari manuale:


:: Atentie ! Nu toate actele necesita codurile de taxa. Definiti cu atentie aceste coduri dupa consultarea instructiunilor de completare si depunere a D406 furnizate de ANAF.

:: La anumite aplicatii un anumit cod de taxa va fi afisat implicit. Verificati si eventual modificati acest cod daca este necesar.

:: Atentie ! Este posibil sa fie necesar sa definiti scheme de contare separate pt fiecare cod taxe SAF-T... De exemplu:
Schema de contare pt BF combustibil din alte facturi primite lei, va fi defalcata in 2 scheme de contare: 1 schema pt BF combustibil cu TVA deductibil 100% , si 1 schema pt BF combustibil cu TVA nededus 50%. La fiecare se va selecta codul corect al taxei TVA... Similar se va proceda in toate modulele daca aveti variante de monografie contabila cu cod taxe TVA/cod miscare stocuri/cod miscare active/etc.. diferite...


PAS 4-Definiti codurile de taxa cu retinere la sursa (SAF-T) in schemele de contare sau la actele manuale

:: pentru taxele cu retinere la sursa SPECIFICATE in instructiunile SAF-T, se vor defini coduri in schemele de contare aferente 

:: pt. aplicatiile fara scheme de contare (alte contari manuale , dividende , etc...) , aceste coduri se definesc la fiecare act introdus (daca este cazul)

PAS 5-Definiti codurile de plata/incasare in schemele de contare sau la actele manuale

:: pentru aplicatiile specifice de tip incasari/plati (reg de casa, banci, etc..) se vor defini codurile de incasare/plata pt. fiecare schema de contare (daca este cazul)

:: pt. aplicatiile fara scheme de contare (alte contari manuale, compensari, etc...) , aceste coduri se definesc la fiecare act introdus (daca este cazul)

:: Atentie ! Nu definiti aceste coduri la scheme/acte care nu intra in sfera de incasari/plati cf. SAF-T!

PAS 6-Definiti codurile de miscare a stocurilor / MF

:: Miscarea stocurilor
-in aplicatiile unde intervin miscari de stocuri (gestiune, magazin, ob. inventar, etc...), se vor defini codurile de miscare stocuri SAF-T la fiecare schema de contare
-Atentie ! Nu definiti coduri de miscare stocuri la schemele/actele care nu intra in sfera de miscare stocuri SAF-T!

:: Miscarea MF
-in Active imobilizate si in Reevaluari/modernizari MF se vor defini codurile de miscare MF SAF-T la fiecare schema de contare
-Atentie ! Nu definiti coduri de miscare MF la schemele/actele care nu intra in sfera de miscare MF SAF-T!

PAS 7-Definiti si completati datele lipsa din Active imobilizate

:: introduceti codurile de clasificare mijloace fixe corecte pentru TOATE mijloacele fixe !

:: introduceti nr de inventar UNICE pentru toate mijloacele fixe !

:: introduceti contul informativ [Cont activ imobiliz.] din calupul [Conturi info] pentru toate mijloacele fixe!

:: verificati si introduceti datele furnizorului de MF in Mijloace fixe, la toate activele din evidenta.

:: eliminati mijloacele fixe care au fost scoase/casate/vandute din lista de mijloace fixe. Daca ati completat data de iesire si ati introdus/contat schema de contare de iesire , acel mijloc fix NU MAI TREBUIE sa figureze in evidenta mijloacelor fixe ale firmei.

:: Atentie ! Eliminati caracterele speciale (' , ", & , < , > , etc...) si diacrtiticele din denumire MF, nr. inventar MF, localizare MG

PAS 8-Verificati existenta conturilor folosite in Planul de conturi publicat de ANAF

:: verificati conturile folosite in schemele de contare sau in aplicatiile cu contari manuale.

:: conturile 4xx trebuie sa existe integral (sintetic sau analitic) in planul de conturi ANAF.
*In cazul in care folositi alte conturi analitice (ex: 4118), scriptul il va reduce la contul sintetic din care face parte la preluarea in D406 SAF-T (ex: 411)

:: conturile 6xx,7xx trebuie sa existe ca si cont sintetic in planul de conturi ANAF.
*ex: puteti folosi conturi analitice de tipul: 6011, ,6012, 7011, 7012, etc... 

:: restul conturilor trebuie sa existe ca si cont sintetic in planul de conturi ANAF.
*ex: puteti folosi 1211, 3711, 3715, etc...

:: nu folositi conturi noi care nu au sinteticul definit in planul de conturi ANAF.
*ex: nu puteti folosi contul 6459x (6459 nu exista in planul de conturi ANAF) , dar puteti folosi contul 6458x deoarece  6458 exista in planul de conturi ANAF


CAP 2-Reguli in introducerea datelor in modulele Easycont pt. D406 SAF-T

1.Reguli generale

:: nu lasati pe ultima zi armonizarea datelor pentru D406 ! Incepeti lucrul corect pentru D406 cat mai curand !!

:: introduceti la toate actele codurile cerute de SAF-T, daca aceste sunt necesare/cerute cf. instructiunilor D406 date de ANAF. Acolo unde a fost posibil, aceste coduri au fost adaugate automat la intretinere luna , dar va recomandam sa verificati toate codurile alocate si sa reglati manual cazurile speciale!

:: verificati ca toate lunile din perioada de raportare sa fie calculate si finalizate inainte de a calcula D406

:: rezolvati toate problemele si stocurile negative dingestiune inainte de calculul D406

:: nu folositi in aplicatiile EasyCont caracterele speciale (' , ", & , etc...) si diacrtiticele!

:: a fost adaugata rubrica DATA REF. in toate modulele , pentru cazul in care actul introdus are o alta data de emitere decat cea de inregistrare contabila (facturi omise in lunile anterioare , etc..... Aceasta rubrica nu este obligatorie, fiind completata doar daca difera de data actului introdusa in modul.

:: cautati cu atentie tertii in listele deja existente si numai dupa ce va asigurati ca SIGUR nu exista , adaugati-l ca tert nou ! NU DUBLATI tertii in listele aceluiasi cont sub nici un motiv !

:: nu mixati terti interni cu terti externi in acelasi cont !

:: introduceti actele si notele contable DOAR in modulele specifice din Easycont ! De ex: nu se introduc facturi emise lei in alte contari manuale sau automate, intrari gestiune in reg. de casa lei , etc...... Respectati structura Easycont la introducerea datelor !

:: Atentie ! Daca lucrati cu relatie cu alte programe (Easycont, Easyfct, Easygest, Easycollect) este necesar sa faceti update si acestor programe. In caz contrar datele preluate/importate/exportate vor fi eronate si vor necesita prelucrari manuale ulterioare importului.

2.Reg de casa lei/Banci lei

:: Nu contati direct bonurile fiscale primite ! Acestea trebuie trecute prin 401 , in Alte facturi primite. In reg de casa faceti doar plata lui 401 !!

:: in cazul deconturilor Z veti crea un analitic in lista de terti a contului de referinta de genul: VANZARI CU AMEF si veti introduce actul de forma BFxxxxxx. Nu introduceti acte care incep cu BF daca nu sunt deconturi Z/bonuri fiscale emise pt. vanzari cu AMEF. Nu uitati ca la toate schemele de contare care sunt preluate in Jurnalele de TVA este OBLIGATORIU sa definiti codurile de taxare TVA in Scheme de contare.

:: Atentie ! Se recomanda introducerea BF-urilor de achizitie la Alte facturi primite, prin contul 401x , iar in reg. de casa/ banci se va introduce doar plata acestor furnizori. 

3.Decont lei

:: Nu contati direct bonurile fiscale primite ! Acestea trebuie trecute prin 401 , in Alte facturi primite. In  Decontare sume introduceti doar plata lui 401 !!

4.Banci lei

:: Nu contati direct bonurile fiscale primite ! Acestea trebuie trecute prin 401 , in Alte facturi primite. In banci lei introduceti doar plata lui 401

5.Alte contari automate

:: in cazul deconturilor Z/bonurilor fiscale emise si achitate cu card sau tichete, veti introduce actul de forma BFxxxxxx. Nu introduceti acte care incep cu BF daca nu sunt deconturi Z/bonuri fiscale emise pt vanzari cu AMEF.

6.Gestiune FIFO/MAGAZIN

:: definiti scheme de contare distincte pentru tipurile de miscari stocuri si alegeti la fiecare codul miscare stocuri aferent

:: introduceti numere de act UNICE atat la intrari/iesiri cat si la avize de transfer.

:: DEFINITI la coduri gestiuni , pt fiecare cod de gestiune existent, contul asociat..De ex , daca pt gestiunea 1A folositi contul 3713, introduceti la cont asociat : 3713 

7.Mijloace fixe

:: in cazul iesirii din evidenta prin Vanzare, introduceti si pretul de vanzare fara TVA (info SAF-T) 

8.Date firma curenta (emitenta)

:: definiti adresa completa si codul SAFT pentru firma curenta , in DATE FIRMA>>DATE GENERALE DECLARATII
 

CAP 3-Realizarea si depunerea declaratiei D406 SAF-T din EasyCont

:: dupa calcularea D406, toate listele preluate vor fi afisate , utilizatorul avand acces MANUAL la TOATE inregistrarile. Aveti la dispozitie module de cautare dupa mai multe criterii in sectiunile D406.

:: VERIFICATI complet si atent toate datele preluate automat, inainte de a crea XML si a depune D406. Aveti acces la toate datele si codurile preluate si puteti modifica orice informatie.

:: utilizatorul isi asuma INTEGRAL raspunderea pentru rezultatele raportate pe portalul SAF-T D406.

:: orice eroare intampinata va fi comunicata pe office@sasory.ro urmand a fi analizata de Sasorysoft.

:: nu depuneti in ultima zi D406 pentru a exista timp suficient de rezolvare a problemelor intampinate (daca este cazul). D406 este o declaratie extrem de complexa care va fi armonizata in timp.

CAP 4-Depanarea erorilor de validare a D406 SAFT

:: validarea unei declaratii D406 SAFT incomplete va genera pagini intregi de erori.

:: chiar daca initial un numar mare de erori poate sa sperie utilizatorul, totusi corectarea acestora este relativ simpla si rapida. In general erorile contin si pozitia in D406 a actului/tertului in cauza, intre paranteze ().
Ex: Primim eroarea:
E: SourceDocuments (1) sectiune SalesInvoices (1) sectiune Invoice (7) sectiune CustomerInfo (1) sectiune CustomerID (1) eroare atribut ::atribut prezent dar vid nepermis
1.Observam ca la Invoice (facturi emise) avem precizata pozitia Invoice(7).
2.Deschidem D406 calculat cu [6.Modificare/Verificare]
3.Identificam in capitolul [Fct.emise] pozitia 7 si observam in acest caz ca nu exista CIF si cod SFAT la acel tert.
4.Corectam in Easycont, refacem XML si apoi revalidam D406.

:: pt a eficientiza corectarea erorilor din D406 va recomandam sa efectuati verificarea unui tip de eroare raportata de validator in toate actele...
De ex: daca primim eroare la un tert ca nu are orasul definit, vom verifica si completa rubrica ORAS la toti tertii din easycvont. Astfel vom corecta mai multe erori posibile simultan

CAP 5-Servicii urgente contracost

:: servicii urgente de verificare completa a actelor si datelor dintr-o luna pentru validare fara erori D406 SAF-T.
:: vom analiza complet datele dvs din luna.
:: la finalizarea verificarii veti primi o lista completa cu toate corectiile si modificarile necesare, pas cu pas, pentru validarea declaratiei D406 SAF-T pentru luna respectiva.
:: durata de verificare+validare D406 SAF-T pentru 1 luna: 3-24 ore
:: Sasorysoft asigura tot suportul pentru armonizarea datelor dvs si validarea D406 SAF-T incepand cu ianuarie 2022 !
:: tarife analiza erori D406 SAF-T pe www.sasory.ro/analizasaft.htm
 

Pentru orice problema trimiteti detalii pe email la office@sasory.ro