Ghid complet transmitere e-factura pe SPV
Ghid complet transmitere e-factura pe SPV
Instructiuni emitere si depunere xml e-factura
:: Schema transmitere facturi in e-factura SPV ANAF
Daca depuneti manual fisierele pe SPV-ANAF:
* verificati sa aveti ultimul update la programul de emitere facturi , inainte de a crea xml!
1-se introduce factura in aplicatiile Sasorysoft
2-se creeaza xml pt depunere pe SPV si se valideaza local (cu butonul cu "bifa")
*fisierul se gaseste in c:easywine-facturi
*denumirea fisierului este de forma: data_nrfactura_cifemitent_codunic.xml
3-se depune manual pe SPV ANAF acest fisier
*important: fisierul trebuie validat local inainte de a fi depus pe SPV ANAF!
sau
Daca detineti licenta EasySPV:
* verificati sa aveti ultimul update la programul de emitere facturi , inainte de a crea xml!
1-se introduce factura in aplicatiile Sasorysoft
2-se creeaza xml pt depunere pe SPV
3-fisierul se transmite automat in EasySPV, care se va ocupa automat de relatia cu SPV ANAF:
-valideaza xml automat
-depune xml pe SPV ANAF online, daca s-a validat cu succes
-interogheaza periodic starea fisierului depus de la "in lucru" pana la "validat" sau "respins"
-daca este respins descarca mesajul de eroare pt a putea fi vizualizat
-daca este validat descarca fisierul semnat de ANAF si arhiveaza factura validata
:: Setari e-factura in Easycont
Pt a crea xml-uri pt facturile emise , cu structura de depunere pe e-factura, faceti urmatoarele setari:
nu lasati pe ultima zi testarea e-factura xml si armonizarea/completarea datelor in aplicatiile dvs
1)-in date firma bifati (ultima optune) [x] Creez XML pt RO-efactura pt. aceasta firma/luna
2)-bifati optiunile dorite in administrare>>Setari e-FCT:
[x] trimite xml in server >> easywin >> e-facturi
daca doriti o copie a fisierului XML in server (in cazul statiei Easycont)
[x] trimite xml in EasySPV in folderul: C : \ EASYSPV (sau litera mapata in cazul statiei,
de tip "X:")
Motiv scutire TVA : VATEX-EU-O
cod implicit pt scutire TVA... se alege din lista
[x] ia si facturile INFO emise
daca doriti trimiterea pe e-FCT a facturilor info emise la bon fiscal
[x] ia si facturile emise pt. PF
daca doriti trimiterea pe e-FCT a facturilor emise pt PF (info)
:: Easycont
Pt. a obtine un fisier XML corect, trebuie respectate urmatoarele reguli:
-trebuie bifat [x] taxare inversa la emiterea facturii cu taxare inversa
-in facturile cu taxare inversa NU se introduce la fiecare produs cota de TVA (cota=0), iar la val. TVA va fi introdus 0
-daca este cazul, la produsele aferente scutirilor de TVA se va bifa [x] scutire de TVA si se va selecta motivul scutirii din lista pusa la dispoizitie de ANAF
-la fct. discount/scont se va introduce si COTA de TVA (!)
-tertii din facturi vor avea OBLIGATORIU completate urmatoarele date:
-CIF
-oras
-sector (daca sunt din Bucuresti)
-judet
-strada si nr.
-ELIMINATI diacriticele si caracterele speciale (' " &) din denumirile tertilor , adresa lor sau din denumirea/seria produselor!
-introduceti si data scadenta la fiecare act. In caz contrar se va prelua data actului ca data scadenta.
-in cazul in care ati validat si trimis o factura pe SPV , aceasta nu mai poate fi schimbata/modificata. ANAF nu suprascrie facturile cu acelasi numar... Pt corectii este necesar sa emiteti o factura storno si apoi un finala corecta.
-definiti ADRESA COMPLETA la date firma >> date generale declaratii >> adresa, inclusiv codul de judet(!) si sectorul (pt. Bucuresti)
-Atentie ! Textul (primele 1400 de caractere din text) de la Observatii (listare factura>>observatii) va fi preluat in xml-ul creat pt e-factura. Verificati sa nu contina caractere nepermise/speciale pt. a evita invalidarea fisierului xml.
Fisierele XML create cu Easycont pot fi verificate pe SPV , in modul TEST si , deasemenea , se pot verifica local dupa emitere daca se apasa pe [ochi]
Nu depuneti final aceste fisiere pana nu testati intensiv modulele e-factura in modul TEST
:: De verificat in aplicatiile de facturare:
-introduceti codurile CPV (bugetari) si NC (cod vamal) la produse, in nomenclator, daca este cazul
-bifati [x] bugetar la tertii care sunt entitati guvernamentale (bugetare)
-introduceti UM-urile echivalente pt toate UM-urile folosite la facturare
-definiti datele corecte pentru emitent (vanzator) , inclusiv codul de judet si sectorul (pt. Bucuresti)
:: Raspunsuri si spete ANAF:
-verificati si spetele rezolvate de ANAF daca aveti nelamuriri, pe linkul: spete_ANAF
Setari initiale SPV in programele Sasorysoft
-in date firma bifati (ultima optune) [x] Creez XML pt RO-efactura pt. aceasta firma/luna
-deschideti administrare>>setari e-fct
Explicatii optiuni:
[x] trimite xml in server >> easywin >> e-facturi
daca doriti o copie a fisierului XML in server (in cazul statiei Easycont)
[x] trimite xml in EasySPV in folderul: C : \ EASYSPV (sau litera mapata in cazul statiei,
de tip "X:")
Motiv scutire TVA : VATEX-EU-O
cod implicit pt scutire TVA... se alege din lista
[x] ia si facturile INFO emise
daca doriti trimiterea pe e-FCT a facturilor info emise la bon fiscal
[x] ia si facturile emise pt. PF
daca doriti trimiterea pe e-FCT a facturilor emise pt PF (info)
-daca aveti licenta EasySPV bifati optiunea si definiti calea catre acest program la [x] trimite xml in EasySPV in folderul.....
-activati crearea de xml e-factura in programul folosit:
-EasyCont: Date firma >> [x] Creez XML pt RO-efactura pt. aceasta firma/luna
-EasyGest: Firma(date) >> [x] Creez XML pt. RO-efactura
-EasyFct: Date emitent >> [x] Creez XML pt. RO-efactura
Pasi pentru trimiterea unei facturi electronice pe SPV ANAF:
1-introduceti factura in aplicatiile Sasorysoft (Easycont, Easyfct sau Easygest)
2-verificati temeinic daca toate datele sunt corecte si complete:
:: UM-urile echivalente SAFT (puteti defini/modifica aceste UM-uri in facturi emise>>Echival. UM e-fct)
:: date terti (vanzator si cumparator): denumire, CIF/CNP, tara, judet, oras, strada si
sector (pt Bucuresti)
Atentie !
Pt. a obtine un fisier XML corect, trebuie respectate urmatoarele reguli:
-trebuie bifat [x] taxare inversa la emiterea facturii cu taxare inversa
-in facturile cu taxare inversa NU se introduce la fiecare produs cota de TVA (cota=0), iar la val. TVA va fi introdus 0
-daca este cazul, la produsele aferente scutirilor de TVA se va bifa [x] scutire de TVA si se va selecta motivul scutirii din lista pusa la dispoizitie de ANAF
-la fct. discount/scont se va introduce si COTA de TVA (!)
-tertii din facturi vor avea OBLIGATORIU completate urmatoarele date:
-CIF
-oras
-sector (daca sunt din Bucuresti)
-judet
-strada si nr.
-ELIMINATI diacriticele si caracterele speciale (' " &) din denumirile tertilor , adresa lor sau din denumirea/seria produselor!
-introduceti si data scadenta la fiecare act. In caz contrar se va prelua data actului ca data scadenta.
-in cazul in care ati validat si trimis o factura pe SPV , aceasta nu mai poate fi schimbata/modificata. ANAF nu suprascrie facturile cu acelasi numar... Pt corectii este necesar sa emiteti o factura storno si apoi un finala corecta.
-introduceti codurile CPV (bugetari) si NC (cod vamal) la produse, in nomenclator, daca este cazul
-bifati [x] bugetar la tertii care sunt entitati guvernamentale (bugetare)
-introduceti UM-urile echivalente pt toate UM-urile folosite la facturare
3-creati xml pt SPV apasand pe [trimite in EasySPV], sub factura deja emisa
:: dupa crearea fisierului xml se va bifa automat martorul [x] xml. Fisierul va fi copiat si in c: easywin e-facturi cu denumirea: data_nrfactura_cifemitent_codunic.xml
:: puteti vedea continutul acestui fisier apasand pe
:: puteti valida cu duk integrator fisierul xml (pt test) apasand pe 
:: daca fisierul este validat local fara erori, se va bifa automat martorul [x] validat
4-daca ati optat pentru depunerea manuala a fisierelor xml pe SPV ANAF, conectati-va pe SPV si incarcati fisierul xml creat pe care il gasiti in folderul E-facturi din aplicatia Sasorysoft. Urmariti apoi periodic starea acestuia conectandu-va pe SPV ANAF
5-daca ati optat pentru licenta EasySPV, fisierul va fi trimis automnat si in EasySPV
Atentie ! Nu depuneti final aceste fisiere xml pana nu testati intensiv modulele e-factura/easyspv in modul TEST
6-fisierul xml trimis deja poate fi retrimis daca este cazul , repetand pasul 3...
Setari EasySPV si mod de lucru automat
:: EasySPV
Acest modul independent va primi de la aplicatiile Sasorysoft fisierele xml (e-factura) cu simpla apasare de buton.
La un interval de timp selectat de utilizator, vor fi preluate fisierele noi si vor fi incarcate in fisierul de xml "IN LUCRU"
La un interval de timp stabilit de utilizator , modulul fa face urmatoarele operatii pt fisierele "IN LUCRU":
-va valida cu duk intregrator fisierul xml
-va trimite pe SPV fisierul si va incarca id_incarcare
-va cere recipisa cu starea prelucrarii si va afisa starea primita
-cand va primi stare=OK , va descarca fisierul xml semnat de ANAF si va trece acel xml in baza de date cu xml VALIDATE
Atentie ! EasySPV va functiona numai daca:
-aveti semnatura digitala inrolata pe ANAF-SPV pt societatile emitente ale facturilor
-aveti instalat certificatul cu semnatura digitala pe sistemul pe care rulati EasySPV
-v-ati logat cu acest certificat la SPV si NU ati inchis fereastra dupa logare (o puteti face mica in bara cu MINIMIZE)
-nu va delogati din contul SPV si nu scoateti tokenul din portul USB pt a evita blocarea EasySPV si netrimiterea corecta a fisierelor
-EasySPV trebuie sa ramana deschis in background pe toata durata transmiterii facturilor catre SPV ANAF
-la prima deschidere a EasySPV apasati pe Autentificare token pe SPV:
selectati apoi certificatul dorit:
apoi introduceti parola pt acel token
si conectati-va la SPV ANAF
-dupa intrarea in SPV-ANAF micsorati in bara fereastra cu SPV ANAF si lasati-l deschis pt a preveni intreruperea logarii...
-EasySPV va incepe citirea fisierelor xml primite de la alte aplicatii, le va valida initial cu duk integrator si le va afisa impreuna cu rezultatul validarii cu duk:
-in cazul in care nu se valideaza cu [x] duk , nu va fi trimis catre SPV ANAF si va fi bifat martorul [x] respins. In acest caz afisati mesajul de eroare (cu [vezi mesaj selectat]) si corectati factura apoi retrimiteti factura din aplicatia Sasorysoft. Dupa rezolvare si retrimitere factura corecta nu uitati sa stergeti fisierele respinse ca sa nu aglomereze lista, cu [sterge acest fisier XML].
-daca fisierul este validat cu [x] duk, EasySPV incepe comunicarea cu SPV ANAF si face urmatoarele operatii:
-depune fisierul si incarca numarul de recipisa
-descarca starea fisierului
-daca este respins bifeaza martorul [x] respins si incarca mesajul de eroare trimis de ANAF pt a fi studiat. Dupa ce corectati factura in aplicatiile Sasorysoft , o retrimiteti in EasySPV si stergeti fisierul anterior care a fost respins.
-daca este validat, va si descarcat id-descarcare si fisierul care contine xml validat si semnat de catre ANAF. Daca ati bifat in optiunile EasySPV sa fie trimise toate fisierele validate in VALIDATE , acesta o sa fie transferat in VALIDATE si sters de pe ecranul de lucru. Ulterior puteti accesa aceste fisiere validate apasand pe [Arhiva fisiere XML validate]
Setari initiale de lucru ale EasySPV
-pt accesarea butoanelor de pe ecranul EasySPV sau a meniurilor din Administrare, opriti robotul apasand pe [opreste robot SPV]. Cand finalizati nu uitati sa reporniti robotul apasand pe [porneste robot SPV]
-setarile sunt in Administrare >> [Setari modul SPV]:
Explicatii rubrici setari EasySPV:
:: interval preluare fisiere noi XML (initial 20 sec)
reprezinta intervalul la care EasySPV citeste folderuld e fisiere noi trimise de aplicatiile Sasorysoft si le preia in grila curenta de lucru incercand in primul rand o validare locala cu Duk Integrator
:: interval conectare anaf.ro>>SPV (initial 303 sec)
reprezinta intervalul la care EasySPV incearca sa se conecteze la SPV ANAF si sa faca depunerile , interogarile de stare si descarcarile de mesaje sau de fisiere validate
acest interval va fi corectat de utilizator in functie de cum va functiona serverul ANAF-ului, astfel incat sa nu se conecteze inutil prea des...
:: conectare de test pe SPV ANAF
bifati daca doriti trimiterea facturilor pe SPV de test al ANAF.. Aceste facturi nu se vor memora de catre ANAF si nu se considera depuse oficial pe SPV ANAF. Se foloseste la inceput , cu cateva facturi de test, ca sa testati aplicatia si mai ales certificatele digitale si sa va asigurati ca EasySPV comunica cu ANAF corect. Dupa ce finalizati aceste teste debifati optiunea de TEST ca sa tirmiteti in SPV ANAF oficial facturile. TESTATI intensiv modulul in modul TEST inainte de a trimite final fisierele XML !
:: trimite automat xml finalizate (OK) in VALIDATE
se foloseste pt ca toate fisierele xml validate de ANAF sa fie mutate automat in sectiunea VALIDATE, pt a nu aglomera ecranul de lucru. Ulterior puteti accesa aceste fisiere validate apasand pe [Arhiva fisiere XML validate]
:: nr. maxim de incercari (initial 100)
reprezinta de cate ori va incerca EasySPV sa efectueze operatia dorita pt fiecare fisier. Daca acest numar maxim este depasit fara succes , martorul [x] respins va fi bifat si EasySPV nu va mai continua operatiile pt acel fisier. Acest nr maxim de incercari va fi modificat de utilizator in functie de realitatea conectarilor al serverele ANAF....
Numarul de incercari se poate reseta la 0 pentru toate fisierele respinse doar din acest motiv (depasire nr maxim de incercari), cu butonul [reseteaza incercari pt. cele care au depasit nr. maxim], caz in care programul va relua operatiile de unde a ramas la fiecare xml nevalidat...
Alte facilitati EasySPV
Facturi primite (XML) de la furnizori
*pt descarcarea facturilor electronice trimise de furnizori
:: [Descarca LISTA facturi primite] - descarcati lista cu facturile primite in ultimel x zile
:: [Descarca facturile primite (zip)] - descarca fisierele zip primite in lista de facturi trimise de furnizori si muta informatia in [Arhiva facturi descarcate].
:: [Arhiva facturi descarcate] - permite navigarea in facturile primite si descarcate de la furnizori , grupate pe coduri fiscale TOKEN
Lista mesaje primite SPV (recipise)
*pt descarcarea recipiselor primite in SPV
(pt declaratii si alte solicitari pe SPV , in afara facturilor electronice)
:: [Descarca LISTA mesaje SPV] - descarcati lista cu recipisele primite in ultimele x zile
:: [Descarca mesajele primite (pdf)] - descarca recipisele in format pdf primite si muta informatia in [Arhiva mesaje descarcate].
:: [Arhiva mesaje descarcate] - permite navigarea in recipisele primite de la furnizori , grupate pe coduri fiscale TOKEN
:: Rezolvarea problemelor cu certificatul digital
-pt. pobleme legate de certificatul digital/token studiati postarea de aici.
:: sintaxa folosita pt xml este UBL